إصدار الفواتير في الشركات
يختلف إصدار الفواتير بين القطاع الخدمي و التجاري/الصناعي.
في هذا المقال سنقوم بشرح عملية إصدار الفواتير في القطاعي الخدمي و التجاري بالاضافة الي المعالجة المحاسبية للفواتير داخل نظام أرقام السحابي.
القطاع الخدمي
في القطاع الخدمي يمكن إصدار الفاتورة من داخل تبويب الفواتير.
الدخول على تبويب الفواتير ثم النقر على إضافة فاتورة و اختار العميل من القائمة المنسدلة في حالة أن العميل مدرج في جهات الاتصال، اما في حالة أن العميل غير موجود يكن إضافة بيانات العميل في الفاتورة، بهذه الخطوة يتم إدراج العميل داخل جهات الاتصال أيضا بشكل تلقائي.
قم بإدخل الوصف و البيانات المالية للخدمات التى تم تقديمها.
في حالة أن اغلب الخدمات متشابهة أو ترغب في تبسيط عملية إصدار الفاتورة، قم بادراج الخدمات في قائمة الاسعار، ستظهر الخدمات كقائمة منسدلة في البيان بدلا من ادخال البيان بشكل يدوي كل مرة.
إرسال الفاتورة الي البريد الالكتروني الخاص بالعميل بالنقر على إرسال الي للبريد.
أسحب الفاتورة كما هي بنقر على طباعة أو انقر على طباعة بدون شعار في حالة الرغبة في سحب الفاتورة على الورق الرسمي للشركة.
نظام أرقام السحابي يعمل بالحفظ التلقائي و بالتالي في حالة الانتهاء من عملية إصدار الفاتورة، يمكن الانتقال الي تبويب اخر أو النقر على تبويب الفواتير لإصدار فاتورة اخرى.
في حالة الرغبة في إضافة ملاحظة ما في الفاتورة الخاصة بهذا العميل، يمكن إدراجها و حفظها. ستظهر الملاحظة في الفاتورة اسفل البيانات.
أما في حالة إدراج ملاحظة في تبويب الاعدادات قسم الفواتير، فستظهر هذه الملاحظة بشكل دائم في كل الفواتير اسفل الصفحة مع امكانية تعديل و الحدف في نفس المكان.
التحصيل
عند التحصيل، يمكن إضافة دفعات التحصيل كلا بالتاريخ و القيمة. ستندرج الدفاعات في شكل جدول… اما كل فعة يمكن إصدار سند قبض للعميل بإرساله بالبريد او الطباعة.
القطاع التجاري
في القطاع التجاري يتم بيع و شراء المنتجات لغرض التجارة و تحقيق هامش ربح لتعظيم أرباح ملاك المشروع.
لبيع المنتجات يجب إدراجها في تبويب إدارة المخازن أولاً.
عند بيع منتج/صنف واحد أنقر على بيع و إدخال بيانات و اختار انشاء فاتورة جديدة. سيقوم النظام بانشاء الفاتورة في تبويب الفواتير بشكل تلقائي. و في حالة أختيار تم التحصيل، سيقوم ايضا النظام بتحصيل قيمة الفاتورة بالكامل بشكل تلقائي.
في حالة بيع اكثر من منتج/صنف، اتبعت نفس الخطوات في و عند بيع المنتج الثاني اختار الفاتورة من القائمة المنسدلة التى ترغب، النظام سيقوم بادراج اي صنف اضافي الي نفس الفاتورة. عند الانتهاء من عملية البيع للعميل. انتقل الي تبويب الفواتير و قم بتحصيل القيم باتباع نفس خطوات التحصيل اعلاه.
يجب تحديد القيمة المحصلة للمنتج/الصنف هذا لتتمكن من الترجيع القيمة في حالة الترجيع بالغاء عملية التحصيل الخاصة بالمنتج/الصنف.
ملاحظات
- لاتحتاج الي اعداد قيود اليومية في نظام أرقام السحابي لان القيود تعد بشكل تلقائي في خلفية النظام.
- لايمكن حدف فاتورة تم تحصيلها جزئياً او كلياً، و في حالة الرغبة في حدف الفاتورة يجب ألغاء عمليات التحصيل اولاً.
- عند تحصيل الفاتورة جزئياً أو كلياً، يقوم النظام بتسجيل و تقييد عملية تحصيل الايراد في تبويب الايرادات بشكل تلقائي، و عند حدف عملية التحصيل يقوم النظام ايضا بالغاء عملية تحقيق الايراد و عكس القيد المحاسبي في خلفية الظام بشكل تلقائي.